Tipologia di pagamento
Introduzione
Gli ordini possono essere gestiti con tipologie diverse di pagamento:
- Ciclo Singolo
- Prepagato
- Fido
I pagamenti vengono effettuati dai clienti tramite bonifico bancario che può essere ordinario o tramite
Viban.
- Bonifico Ordinario: il cliente paga sull’iban di Amilon presente in fattura (diverso per ogni valuta) e quando Amilon riceve il pagamento, OPS lo approva manualmente in b2b.
- Bonifico tramite Viban: il cliente paga su un iban virtuale, che visualizza in fattura e che è settato ad hoc per ogni contratto euro, questo pagamento permette l’approvazione automatica della ricarica in b2b se all’interno della causale è indicato correttamente il numero di fattura e l’importo del pagamento corrisponde con quello della ricarica. Se uno o entrambi di questi requisiti non viene rispettato, si crea un ticket sulla piattaforma di ops, nella categoria Virtual Iban Issue e la ricarica viene approvata manualmente dal team OPS associando il pagamento alla ricarica.
Ciclo Singolo
Il metodo a ciclo singolo si utilizza per gli ordini manuali, che vengono gestiti dal team operativo, e ad ogni
ordine corrisponde una fattura che si genera in automatico su Infinity se lo stato dell’ordine è “in attesa di
evasione”.
Le fatture di questi ordini si creano in 2 momenti della giornata.
- Mattina → per gli ordini creati dalle 13 alle 24 del giorno precedente;
- Pomeriggio → per gli ordini creati dalle 00 alle 13 del giorno stesso;
Tempi di pagamento
Il pagamento di questi ordini può avvenire nei seguenti modi:
- a vista → il contratto non ha credito disponibile, per evadere ordine è necessario ricevere il pagamento da parte del cliente. Una volta ricevuto pagamento, il team ops approva la ricarica, conferma il pagamento sull’ordine e lo invia seguendo le indicazioni fornite dai clienti. Non va mai evaso un ordine senza la ricezione del pagamento, a meno che non ci sia approvazione da parte di Verri/Regazzoni.
- a 30 gg → il contratto ha un credito, chiamato “massimo scoperto” approvato dal board, permette di evadere gli ordini senza la ricezione del pagamento che deve essere effettuato dal cliente a 30 gg dalla fattura, a livello operativo quindi il team ops evade l’ordine a seguito dell’emissione della fattura
- a 60 gg → usato di rado e con approvazione del board, il contratto ha un credito, chiamato “massimo scoperto” approvato dal board, permette di evadere gli ordini senza la ricezione del pagamento che deve essere effettuato dal cliente a 60 gg dalla fattura, a livello operativo quindi il team ops evade l’ordine a seguito dell’emissione della fattura.
Flusso annulli
Per questa tipologia, quando viene annullato un ordine:
- se non fatturato, quindi cancellato prima che giri il flusso Infinity, non si crea nessun documento fiscale: no fattura e no nota di credito.
- se invece fatturato, si crea la relativa nota di credito che in b2b comparirà come una ricarica di debito, e andranno verificato le seguenti condizioni:
- se pagamento a vista e non abbiamo ricevuto pagamento vanno cancellate anche ricarica e ricarica di debito
- se pagamento a vista e abbiamo ricevuto il pagamento, quindi evaso l’ordine, andrà cancellata la riga di ricarica di debito dalla b2b perché i soldi verranno restituiti al cliente o utilizzati per nuovo ordine (che andrà confermato senza la ricezione di un nuovo pagamento)
- se pagamento a 30/60 gg e l’ordine è stato evaso, invece, la ricarica va approvata in modo che si possa ricaricare il contratto, mentre la nota di credito va cancellata. Se ordine non evaso allora uguale a punto 1.
Prepagato
Il metodo prepagato può essere utilizzato sia per gli ordini api che per quelli manuali, il contratto utilizzato
per evadere gli ordini ha un credito “plafond” ricaricato con una richiesta specifica da parte del cliente e gli
ordini evasi da questo contratto vengono inviati direttamente senza che si debba attendere la fatturazione
poiché questa viene effettuato su un periodo e non su singolo ordine.
Nessuna ricarica deve essere approvata senza la ricezione del pagamento a meno ché non ci sia
approvazione diretta da parte di Verri/Regazzoni
Tempi di pagamento
Il pagamento di questi contratti è a vista, poiché la ricarica deve permettere l’invio dell’ordine.
A seguito della richiesta di ricarica, il team operativo crea una ricarica manuale in b2b nello stato “da
fatturare”, a questa ricarica corrisponde una fattura che si genera in automatico su Infinity dopo qualche
ora (2h circa) e una volta che finance, conferma ed invia la fattura ai clienti, lo stato della ricarica passa in
“da approvare”. Una volta ricevuto il pagamento, team ops approva la ricarica in b2b e il contratto viene
ricaricato del relativo importo.
Oltre alla fattura relativa alla ricarica, al cliente vengono inviate:
- la fattura rendicontazione di tutti gli ordini transati durante il mese di competenza con relativi PO/Brand/quantità e sconti.
- Nota di credito di pari importo alla fattura di rendicontazione che storna parzialmente la o le fatture di ricarica a chiusura del conto anticipo prepagato.
Flusso annulli
Per questa tipologia, quando viene annullato un ordine/codice:
- se non fatturato, quindi cancellato entro il mese corrente, non si crea nota di credito ma si crea una ricarica (storno per cancellazione ordine/codice) che si approva in automatico la quale restituisce al contratto l’importo stornato.
- se invece fatturato, si crea la relativa nota di credito che in b2b comparirà come una ricarica di debito che andrà sempre cancellata perché al cliente andranno rimborsati i soldi tramite un bonifico da parte dell’amministrazione. NO compensazione di alcun tipo.
Fido
Il metodo FIDO può essere utilizzato sia per gli ordini api che per quelli manuali, il contratto utilizzato per
evadere gli ordini ha un credito “fido” concesso da Amilon e approvato da Verri/Regazzoni e gli ordini evasi
da questo contratto vengono inviati direttamente senza che si debba attendere la fatturazione poiché
questa viene effettuato su un periodo e non su singolo ordine.
Ogni modifica di fido va sempre approvata direttamente da parte di Verri/Regazzoni
Tempi di pagamento
Il pagamento di questi contratti è a vista, poiché una volta esaurito il fido non è possibile procedere con
l’evasione degli ordini.
Il fido viene settato in B2B all’interno del contratto e nella stessa sezione viene indicato il periodo di
fatturazione scelto dal cliente.
La frequenza di fatturazione può essere settata o in base ai giorni della settimana o in base ai giorni del
mese.
ES.
- se il cliente vuole fatturazione due volte al mese una il primo e l'altra a metà mese inserire 1 e 15 in due righe differenti. Questo vuol dire che il cliente il giorno 1 riceverà la fattura degli ordini emessi dal 15 all’ultimo giorno del mese, il 15 riceverà la fattura degli ordini emessi dall’1 al 14.
- Se il cliente vuole la fatturazione ogni Lunedì, bisognerà inserire 1 nella sezione "giorno della settimana" e il cliente riceverà ogni lunedì la fattura degli ordini che vanno da lunedì alla domenica della settimana precedente.
Flusso annulli
Per questa tipologia, quando viene annullato un ordine/codice:
- se non fatturato, quindi cancellato entro il periodo di fatturazione, non si crea nota di credito ma si crea una ricarica (storno per cancellazione ordine/codice) che si approva in automatico la quale restituisce al contratto l’importo stornato.
- se invece fatturato, si crea la relativa nota di credito che in b2b comparirà come una ricarica di debito che andrà sempre cancellata perché al cliente andranno rimborsati i soldi tramite un bonifico da parte dell’amministrazione. NO compensazione di alcun tipo.
Sconti
In b2b è possibile settare sconti all’interno dei contratti dei clienti. Questi sconti devono essere comunicati
dai Sales al team OSP in fase di richiesta creazione contratto.
Reseller/Non reseller
I nostri clienti si distinguono in aziende:
- Reseller → agenzie che rivendono i nostri voucher ad altri (marketing e welfare principalmente)
- Non reseller → acquistano direttamente per loro
I reseller di dividono a loro volta in:
- Reseller ITALIA: mensilmente il cliente stesso tramite PBI estrapola il valore sconto del mese di competenza e ci emette fattura di servizi (provvigioni) con il 22% di iva. A ricezione fattura finance procede al pagamento delle fatture ricevute.
- Reseller INTERNATIONAL, in b2b sui contratti è settato il flag su “richiede flusso selfbilling” e mensilmente finance invia a tutti i clienti relativo documento selfbilling con la valuta del contratto e procede al pagamento dello stesso (quindi no fattura da parte del cliente). In questo caso non viene applicata nessuna % di iva.
Tipologia di sconti
Gli sconti applicati ai contratti e concessi ai clienti possono essere di 3 tipologie diverse.
Una volta scelta una tipologia non è possibile modificarla, per farlo va richiesto nuovo contratto.
- Sconto fisso per Retailer: ogni retailer può avere uno sconto dedicato
- Scontro a fasce per Retailer: vengono applicati degli sconti sul retailer in base a delle fasce di fatturato di tutto il transato del contratto e non del singolo merchant.
- Sconto a fasce per totale ordini contratti: vengono applicati degli sconti in base a delle fasce di fatturato dell’intero contratto. No distinzione merchant.